Duchovnosť a psychológia

Milí čitatelia, dnes si povieme o poslednom princípe, vďaka ktorému si môžeme oveľa efektívnejšie zorganizovať svoj čas – viacej stíhať, menej sa unaviť.


5. Obmedzenie časových prestávok

– počas dňa nás neustále vyrušujú a odtrhujú od práce, z čoho potom vznikajú neplánované prestávky. A typickosť prestávok je predĺženie (zväčšovať sa), „narastať“. Spomeňte si, určite niečo podobného sa vo vašom živote už stávalo: zaoberali ste sa niečím, a tu zrazu – zvoní telefón. Beriete slúchadlo a začínate rozhovor. Váš známy vám položil ťažkú otázku, a ja si uvedomujem, že rozhovor ma môže pripraviť o 5 – 6 minút. Pokračujúc v telefónnom rozhovore, vstávate a idete si urobiť čaj (zajedno čaj vypijete, aby ste nestrácali čas). Rozhovor sa skončil skôr, než čaša čaju, ale tu sa k vášmu pitiu čaju rozhodol pridať váš syn. S ním ste si tiež trošku pohovorili; naspäť sa vracajúc k svojej práci na vás zavolala vaša žena a poprosila vás dostať niečo z vrchnej poličky v kuchyni…

Záver: k svojej prerušenej práci ste sa vrátili o pol hodiny… Veľmi dôležité je naučiť sa znížiť zbytočné výpadky (prestávky) na minimum. Napríklad: môžeme vyhradiť „nedotknuteľný“ čas alebo práce (úlohy). Vypnite v tomto čase telefón, alebo poprosíte niekoho z vašich, aby ho dvíhal za vás, poproste tých, ktorí sú vedľa vás, nevyrušovať vás. Odstráňte všetky faktory, ktoré môžu byť potenciálnymi prekážkami: hlad, smäd, hudba, fyziologické potreby, zatvorte ostatné programy, okrem tých, ktoré sú vám potrebné pre vašu prácu.

Tieto princípy, ktoré sme vymenovali, jasne, že sa nevyčerpáva arzenál prostriedkov efektívneho organizovania a využívania svojho času. Existujú špeciálne tréningy ohľadom Time managmentu, tlačia sa nové knihy a vytvárajú sa nové teórie. Ale v jadre všetkých prístupov efektívneho riadenia času je uvedomenie si svojej systémy hodnôt a priorít, uvedomenie si svojej misie, svojho povolania, umenie oddeliť podstatné a dôležité od druhoradého. O tomto sme už hovorili v prvých článkoch nášho cyklu a týmto aj chceme zavŕšiť rozhovor o organizácii svojho času ako o prostriedku zvládania stresu.

O tom bude aj nasledujúci príbeh. Na harvardskej univerzite sa raz jeden učiteľ počas prednášky rozhodol potvrdiť svoje slová názorným príkladom. Prednáška bola na tému organizácia času. Vytiahol spod stola vedro a vrece s veľkými kameňmi a naplnil nimi to vedro. Potom sa ich opýtal: „Je vedro plné?“ Študenti odpovedali: „áno“. Učiteľ sa ich opýtal: „Ste si istí?“ Potom vybral spod stola vrece s malými kamienkami a vysypal ich do vedra, kde už boli veľké kamene. Malé kamienky zaplnili voľné miesto medzi veľkými kameňmi. Potom sa ich opýtal ešte raz: „Je vedro plné?“ Teraz už študenti odpovedali trošku váhavo: „Asi áno.“ „Dobre!“, odpovedal učiteľ a vybral spod stola vrecko s pieskom. Vysypal piesok do vedra a tým sa zaplnil priestor medzi veľkými a malými kameňmi. Po tomto sa študentov opýtal ešte raz: „Je vedro už plné?“ Auditórium bolo ticho. „Dobre!“, odpovedal učiteľ. Vytiahol krčah s vodou a nalial do vedra až po samý kraj.


Potom sa pozrel na študentov a opýtal sa ich: „Podľa vás, aké poučenie môžeme vyvodiť z toho, čo sme práve videli?“ Niekto zo študentov dvihol ruku a povedal: „Ponaučenie spočíva v tom, že bez ohľadu na to, koľko máš práce, nakoľko si zaneprázdnený, ak sa pousiluješ, vždy môžeš stihnúť urobiť ešte niečo naviac.“ „Nie“, odpovedal učiteľ, „podstata je v tom, že ak tie veľké kamene nepoložíš do toho vedra ako prvé, tak potom ich už tam nikdy nepoložíš!“

Želáme vám všetkým požehnané vykročenie do nového roku s úmyslom správne si zadeliť svoj čas a nestrácať ho na zbytočnosti. Máme v rukách veľké dary: svoj život a svoj čas. Nech vás Ježiš Kristus – náš Víťaz a Spasiteľ- vedie a žehná!

Miroslav a Lilia, Sankt-Peterburg

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *

Táto webová stránka používa Akismet na redukciu spamu. Získajte viac informácií o tom, ako sú vaše údaje z komentárov spracovávané.

Duchovnosť a psychológia

Na záver nášho rozprávania o time managmente vám, milí čitatelia, ponúkame ešte niekoľko princípov, vďaka ktorým môžeme oveľa efektívnejšie zorganizovať svoj čas – viacej stíhať, menej sa unaviť.


1. Pravidlo Pareto – princíp, alebo pravidlo 80/20 bolo sformulované v 19. storočí ekonómom Vilfredom Paretom a od tých čias sa nezmenilo. Zostalo v podstate univerzálnym meradlom ľudskej efektivity v rôznych oblastiach života. Ak sa ním budeme riadiť, významne si uľahčíme život.

Podľa spomínaného pravidla 20 % úsilia dáva 80 % výsledkov a zvyšných 80 % úsilia iba 20 % výsledkov. Existujú isté výnimky, ale všeobecne pravidlo 80/20 popisuje veľmi pravdivý pomer. Pozrime si pár štatistických príkladov z každodenného života, ilustrujúcich pravidlo Pareto – princíp:

V komerčných firmách 20 % zákazníkov prináša 80 % zisku.
20 % firiem vyrába 80 % tovaru.
80 % nečistôt sa hromadí na 20 % podlahovej plochy, po ktorej sa najviac chodí.
Z 80 % prania predstavovalo 20 % pranie odevov
Z 80 % času stráveného čítaním novín čítame 20 % materiálov uverejňovaných v každom čísle novín.
Z 80 % telefonických hovorov hovoríme s 20 % našich zákazníkov.

Čo z uvedeného vyplýva? Že je potrebné zistiť, ktoré činnosti zaberajú 20 % nášho času a pritom tvoria 80 % našich výsledkov. Tieto potom uskutočňovať ako prvé, až po nich prejsť k iným prácam či záležitostiam. Alebo sa ich nadobro vzdať.

2. Schopnosť a odvaha povedať „nie“. Niektorí z vás sa môžu opýtať: „Chcete vari povedať, že sa nemám zapodievať tým, čo chcem robiť?“ Áno, práve to chceme povedať. Je potrebné naučiť sa povedať „nie“ ľuďom, ktorí nám niečo ponúkajú, alebo o niečo prosia. Je nevyhnutné naučiť sa povedať „nie“ aj sebe. Vzhľadom na pocit viny, úzkosti, toho, čo si o nás druhí myslia, či našu túžbu zaoberať sa tou či onou činnosťou, vtedy, ak nám padne zaťažko niečoho sa vzdať. Lebo výsledkom vždy, všade, vo všetkom vyhovieť (vravieť „áno“) býva preťaženie, extrémna únava a podráždenosť.

3. Prideliť práce „realizátorom“. Ak je možné, odovzdajte druhým tie práce, činnosti, ktoré sú súrne, ale nevyžadujú si vašu osobnú pozornosť. Taktiež prenechajte druhým tie práce, pri ktorých si proces uskutočňovania a aj výsledky nevyžadujú osobitné požiadavky. (Napr. otec nemôže dať svojmu maloletému či nezaškolenému synovi opraviť elektrickú zástrčku z bezpečnostných dôvodov.)

Ešte jeden pohľad na spomínané pravidlo: ide o pripravenosť a schopnosť prosiť o pomoc. Mnohí s tým majú veľký problém. Vedieť spolupracovať, byť k spolupráci disponovaný je ukazovateľom duchovnej zrelosti. Ľudia, ktorí nie sú schopní odovzdať prácu iným, uvedenú skutočnosť vysvetľujú nasledovne: „Urobím to lepšie, rýchlejšie.“ „Kým to druhému vysvetlím, rýchlejšie to spravím sám.“ „Urobia to nanič, potom to aj tak musím opravovať“ a podobne. Všetko toto hovorí o presvedčení, že iba oni danú vec vedia najlepšie urobiť, že iným sa nedá veriť… A to je pýcha. Ak sme pre spoluprácu disponovaní, rastieme v pokore, v schopnosti dôverovať a podporovať iných. Veď pokora je schopnosť pochopiť a prijať vlastné obmedzenia. Dôvera je schopnosť vidieť v druhom človeku dôstojného spolupracovníka (aj keď všetko nevie) a podpora je ochota pomôcť druhému naučiť sa niečo nové. Uvedené je dôležité uplatňovať predovšetkým v rodičovsko-detských vzťahoch. Iba ak deťom dávame také práce, ktoré vládzu urobiť, ich naučíme samostatnosti a zodpovednosti za seba i iných.

4. Rob až do konca – ťahaj do konca! Mnohí z nás odkladajú ukončenie práce či nejakej činnosti „na potom“. Napr. pozeráme si maily, listy, poštu…, ale odpoveď nechávame „na potom“. Takáto taktika je stratou času. Lebo ak budeme chcieť odpovedať, opäť si budeme musieť mail, list prečítať, aby sme si spomenuli o čom bol a čo naň odpovedať.

O niektorých iných princípoch si povieme nabudúce. Veríme, že už to, čo sme dnes vymenovali v našom článku, nám trochu pomôže uvedomiť si svoje chyby, ktorých sa v organizácii svojho času dopúšťame.

Miroslav a Lilia, Sankt-Peterburg

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *

Táto webová stránka používa Akismet na redukciu spamu. Získajte viac informácií o tom, ako sú vaše údaje z komentárov spracovávané.